Tagesordnungspunkt

TOP Ö 4: Liegenschaften;
Kinderzentrum Am Stadion;
Neubau Kinderzentrum und Vereinsgebäude;
Festlegung der Bewertungskriterien und des Gremiums für die Vergabe der Architektenleistung (VgV-Verfahren)

BezeichnungInhalt
Sitzung:15.01.2019   StR/056/2019 
DokumenttypBezeichnungAktionen

Die Vertreterin der Verwaltung erläuterte die zur Verfügung gestellte folgende Beschlussvorlage:

 

Am 04.12.2018 hat der Stadtrat den Maßnahmenbeschluss „Neubau Kinderzentrum Am Stadion“ gefasst und die Verwaltung damit beauftragt die hierfür erforderlichen Architekturleistungen europaweit auszuschreiben.

 

Das europaweite Vergabeverfahren läuft zweistufig ab. Nach der Bekanntmachung des Bauvorhabens haben die potentiellen Bieter im ersten Schritt die Möglichkeit, sich um eine Teilnahme an der Ausschreibung zu bewerben. Im zweiten Schritt dürfen die drei am besten geeigneten Bewerber ihr Angebot einreichen und zu einer Präsentation und Verhandlung vor dem Vergabegremium erscheinen. Die Kriterien für die Teilnahme an der Ausschreibung, die Einreichung und die Bewertung der Angebote sowie die Besetzung des Vergabegremiums werden nachfolgend genauer erläutert.

 

1.    Kriterien für den Teilnahmeantrag

 

Die Verwaltung schlägt vor, dass für die Bewerbung zur Teilnahme an der Ausschreibung die nachfolgenden Eignungskriterien und Mindestanforderungen zur Anwendung kommen. Anhand eines Punkteschemas werden die am besten geeigneten Bewerber ermittelt und zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

 

Grundlegende Kriterien

 

1.1

Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

1.2

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

1.3

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

 

Die o.g. Kriterien sollen über ein Punktesystem wie folgt bewertet werden damit eine beschränkte Zahl der Bewerber ermittelt werden kann die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden.

 

Berufserfahrung der Projektleitung

9 Jahre Berufserfahrung oder mehr

= 5 Punkte

6 Jahre Berufserfahrung oder mehr

= 3 Punkte

3 Jahre Berufserfahrung oder mehr

= 1 Punkt

weniger als 3 Jahre Berufserfahrung

= 0 Punkte

 

Vergleichbarkeit der Netto-Bausumme (anrechenbare Kosten aus KG 300 +400)

3,0 Mio. Bausumme oder mehr

= 5 Punkte

2,0 Mio. Bausumme oder mehr

= 3 Punkte

1,0 Mio. Bausumme oder mehr

= 1 Punkt

weniger als 1,0 Mio. Bausumme

= 0 Punkte

 

Vergleichbarkeit der Brutto-Grundfläche (BGF)

1.250 m² oder mehr

= 5 Punkte

1.000 m² oder mehr

= 3 Punkte

750 m² oder mehr

= 1 Punkt

weniger als 750 m²

= 0 Punkte

 

 

Eigener Leistungsanteil (jeweils zu 100 % durch Projektleiter erbracht)

Planung (LPh 2 bis 5)

= 2,0 Punkte

Vergabe (LPh 6 und 7)

= 1,0 Punkt

Bauüberwachung (LPh 8)

= 2,0 Punkte

 

Falls nicht vollständig allein durch den Bewerber erbracht (sondern z. B. mit Nachunternehmern oder in Arbeitsgemeinschaft), wird der angegebene prozentuale Leistungsanteil mit der Punktzahl multipliziert. Referenzen in Bauabschnitten können kumuliert werden.

 

2.    Kriterien an das Angebot, Konzept und die Präsentation

 

Nachdem grundsätzlich geeignete Bewerber ausgewählt und zur Abgabe eines Angebots aufgefordert wurden, reichen diese Ihre Bewerbungen unter Einhaltung der folgenden Anforderungen ein und präsentieren und verhandeln ihr Angebot vor dem städt. Vergabegremium. Neben den formalen Anlagen muss das Erstangebot folgende Ausführungen enthalten:

 

2.1 Konzept

Der Auftraggeber möchte einen Eindruck von Ihrer Vorgehensweise bekommen, bitte erläutern Sie deshalb dem Auftraggeber projektspezifisch, mit Hilfe von Text, Fotos und Grafiken, die nachfolgend aufgeführten Themen.

 

2.1.1 Projektteam des Bieters

Stellen Sie das angebotene Projektteam in Form eines Organigramms vor und erläutern Sie folgende Punkte

• die Organisation der Vertretungsregelung (Urlaub, Ausfall, Krankheit),

• die Verfügbarkeit des Projektteams (z. B. Einbindung in andere Projekte),

• die Qualifikation und Erfahrung des angebotenen Projektteams,

• die Präsenz des angebotenen Projektteams

Angaben zu Häufigkeit und Dauer des Einsatzes vor Ort bezogen auf die jeweiligen Leistungsphasen.

 

2.1.2 Herangehensweise an die Aufgabenstellung

Stellen Sie projektbezogen Ihre grundlegende Herangehensweise an die Aufgabe, die von Ihnen erwarteten Schwierigkeiten und Leistungsschwerpunkte dar und geben Sie eine Einschätzung zur Problemstellung bei der konkreten Planungsaufgabe ab. -> Worum geht es Ihnen? Zeit, Kosten oder Gestaltung?

 

2.1.3 Präsentation Angebot und Verhandlung

Laptop und Beamer für PDF- und PPT-Dateien werden vor Ort gestellt. Zur Präsentation ist ein „Hand-Out“ in 1-facher Ausfertigung vorzulegen. Für die Präsentation Ihres Angebots ist folgender Ablauf vorgesehen

 

a. Kurzdarstellung des Bieters (Ohne Bewertung und Gewichtung, Dauer ca. 5 Minuten)

b. Präsentation Angebot / Konzept (Dauer ca. 25 Minuten)

 

2.1.4 Hinweise:

Die Präsentation soll sich an den Zuschlagskriterien und deren Gliederung orientieren. Es ist das zum Schlusstermin des Angebots eingereichte Konzept zu präsentieren. Im Sinne der Gleichbehandlung aller Bieter werden Präsentationen, die erheblich über das vorgegebene Zeitlimit hinausgehen, abgebrochen und zusätzliche, nicht geforderte Darstellungen oder Erläuterungen nicht gewertet. Für die Vorbereitung und Teilnahme an der Präsentation werden keine Kosten erstattet.

 

3.    Zuschlagskriterien und Bewertung

 

Nach der Prüfung der Angebote sowie der Präsentation und Verhandlung erfolgt die Bewertung durch das Vergabegremium. Für die Bewertung der Angebote empfiehlt die Verwaltung die folgenden Kriterien:

 

3.1 Zuschlagskriterien

a. Honorarangebot

20

%  Gewichtung

b. Projektteam des Bieters

30

%  Gewichtung

> Organisation der Vertretungsregelung, Verfügbarkeit

10

%  Gewichtung

> Qualifikation und Erfahrung

10

%  Gewichtung

> Präsenz

10

%  Gewichtung

c. Herangehensweise an die Aufgabenstellung

50

%  Gewichtung

 

3.2 Bewertung Honorar

Für die vergleichende Wertung im Leistungsbild "Gebäude und Innenräume" wird von einem fiktiven Netto-Grundhonorar von 516.599,53 € - ausgehend von fiktiven anrechenbaren Kosten in Höhe von 5.46 Mio. € netto - für die Leistungsphasen 1-9 ausgegangen. Zum Zwecke der vergleichenden Wertung werden außerdem Stundensatzleistungen im Umfang von jeweils 100 Stunden berücksichtigt. Das fiktive Grundhonorar dient nur der vergleichenden Wertung und hat keine Relevanz für das vertraglich geschuldete Grundhonorar, das sich ausschließlich nach dem Vertrag und den Vorschriften der HOAI bemisst. Die Honorarbewertung erfolgt anhand folgender Formel:

 

Bewertung = Maximale Punkte * [(Günstigstes Angebot * 2) - Angebot] / Günstigstes Angebot

 

Das Angebot mit dem niedrigsten Honorar erhält 5 Punkte. Ein Angebot mit dem zweifachen des niedrigsten Honorars oder darüber erhält 0 Punkte. Die Punktwertung für die dazwischenliegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu 2 Stellen nach dem Komma. Beim Preis werden alle Positionen des Vertrags einschließlich aller Optionen und die Stundensätze jeweils mit dem Faktor 100 berücksichtigt.

 

3.3 Bewertung Kriterien

Bei jedem Kriterium (V.I b. und c.) bzw. Unterkriterium können 0 bis 5 Punkte erreicht werden. Die jeweils erreichten Punkte werden mit einem der Gewichtung entsprechenden Faktor multipliziert und addiert. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.

 

Punkte Bewertungsmaßstab

5 sehr gut

4 gut

3 befriedigend

2 ausreichend

1 mangelhaft

0 ungenügend

 

4.    Vergabegremium

 

Für die Besetzung des Vergabegremiums schlägt die Stadtverwaltung die folgenden Personen vor:

 

1

Angelika Obermayr

Erste Bürgermeisterin

2

Dr. Josef Rothmoser

Zweiter Bürgermeister

3

Christian Einhellig

Stadtrat und Architekt

4

Stefan Kraus

VgV-Verfahrensleiter, Schober Architekten

5

Josef Niedermaier

Referatsleiter Bauamt

6

Yvonne Magdon

Sachgebietsleiterin techn. Bauamt

7

Benjamin Beckmann

Projektleiter techn. Bauamt

 

Aufgrund der Höhe der Architekturleistungen von voraussichtlich 520.000 EUR brutto, erfolgt durch das Vergabegremium lediglich eine Vergabeempfehlung die nach Vorberatung durch den Bau-, Werk-, und Umweltausschuss dem Stadtrat zur Entscheidung vorgelegt wird. Aufgrund mehrerer Warte- und Prüffristen  sowie der erforderlichen Beschlüsse in den Ausschüssen erstreckt sich das Vergabeverfahren der Architekturleistung über eine Dauer von ca. 7 Monaten.

 

Terminplan VgV Vergabeverfahren

Stand: 22.11.18

Beschrieb

Zuständigkeit

Frist/ Laufzeit

Termin

Angebotsfrist VgV-Verfahrensbegleitung

Frist

 

02.10.2018

Vergabe VgV-Verfahrensbegleitung

Schober Architekten

 

05.10.2018

Maßnahmenbeschluß

BWUA

 

29.11.2018

Maßnahmenbeschluß

STR

 

04.12.2018

Ausarbeitung der Veragbeunterlagen

Schober/ Bauamt

 

30.11.2018

Vorberatung Vergabeunterlagen

BWUA

 

18.12.2018

Beschluß Vergabeunterlagen

STR

 

15.01.2019

EU-Bekanntmachung

Schober

 

16.01.2019

Bewerbungsfrist

Frist

35 Tage

20.02.2019

Prüfung, Nachforderung, usw

Schober

21 Tage

13.03.2019

Information, Zustimmung Bewerberliste

Gremium

 

22.03.2019

Veröffentlichung

Schober

 

25.03.2019

Ende Rügefrist + Aufford. Verhandlung

Frist

35 Tage

29.04.2019

Angebotsfrist

Frist

35 Tage

03.06.2019

Vorprüfung abgeschlossen

Schober

 

10.06.2019

Gespräche abgeschlossen

Schober/ Bauamt

 

17.06.2019

Schlußangebote sind eingegangen

Frist

7 Tage

24.06.2019

Ende Rügefrist

Frist

12 Tage

06.07.2019

Vergabebeschluß

BWUA + STR

 

JUL `19

EU-Bekanntmachung

Schober

 

AUG `19

 

In der anschließenden Diskussion gab die Verwaltung auf Nachfrage an, dass man mit der schlüsselfertigen Übergabe im Jahre 2022 rechne.

 


Auf Empfehlung des Bau-, Werk- und Umweltausschusses beschließt der Stadtrat einstimmig die vorgestellten Kriterien als Bewertungsgrundlage für die Bewerbung und Vergabe der Architektenleistung des Bauvorhabens „Neubau Kinderzentrum Am Stadion“.

 

Weiterhin stimmt der Stadtrat auf Empfehlung des Bau-, Werk- und Umweltausschusses der vorgeschlagenen Besetzung des Gremiums für die Bewertung der Bewerber (Punktevergabe) zu