Tagesordnungspunkt

Die Vertreterin der Verwaltung erläuterte die zur Verfügung gestellte folgende Beschlussvorlage:

 

Am 04.12.2018 hat der Stadtrat den Maßnahmenbeschluss „Neubau Kinderzentrum Am Stadion“ gefasst und die Verwaltung damit beauftragt die hierfür erforderlichen Architekturleistungen europaweit auszuschreiben.

 

Das europaweite Vergabeverfahren läuft zweistufig ab. Nach der Bekanntmachung des Bauvorhabens haben die potentiellen Bieter im ersten Schritt die Möglichkeit, sich um eine Teilnahme an der Ausschreibung zu bewerben. Im zweiten Schritt dürfen die drei am besten geeigneten Bewerber ihr Angebot einreichen und zu einer Präsentation und Verhandlung vor dem Vergabegremium erscheinen. Die Kriterien für die Teilnahme an der Ausschreibung, die Einreichung und die Bewertung der Angebote sowie die Besetzung des Vergabegremiums werden nachfolgend genauer erläutert.

 

1.    Kriterien für den Teilnahmeantrag

 

Die Verwaltung schlägt vor, dass für die Bewerbung zur Teilnahme an der Ausschreibung die nachfolgenden Eignungskriterien und Mindestanforderungen zur Anwendung kommen. Anhand eines Punkteschemas werden die am besten geeigneten Bewerber ermittelt und zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

 

Grundlegende Kriterien

 

1.1	Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
1.2	Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
1.3	Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

 

Die o.g. Kriterien sollen über ein Punktesystem wie folgt bewertet werden damit eine beschränkte Zahl der Bewerber ermittelt werden kann die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden.

 

Berufserfahrung der Projektleitung

9 Jahre Berufserfahrung oder mehr	= 5 Punkte
6 Jahre Berufserfahrung oder mehr	= 3 Punkte
3 Jahre Berufserfahrung oder mehr	= 1 Punkt
weniger als 3 Jahre Berufserfahrung	= 0 Punkte

 

Vergleichbarkeit der Netto-Bausumme (anrechenbare Kosten aus KG 300 +400)

3,0 Mio. Bausumme oder mehr	= 5 Punkte
2,0 Mio. Bausumme oder mehr	= 3 Punkte
1,0 Mio. Bausumme oder mehr	= 1 Punkt
weniger als 1,0 Mio. Bausumme	= 0 Punkte

 

Vergleichbarkeit der Brutto-Grundfläche (BGF)

1.250 m² oder mehr	= 5 Punkte
1.000 m² oder mehr	= 3 Punkte
750 m² oder mehr	= 1 Punkt
weniger als 750 m²	= 0 Punkte

 

 

Eigener Leistungsanteil (jeweils zu 100 % durch Projektleiter erbracht)

Planung (LPh 2 bis 5)	= 2,0 Punkte
Vergabe (LPh 6 und 7)	= 1,0 Punkt
Bauüberwachung (LPh 8)	= 2,0 Punkte

 

Falls nicht vollständig allein durch den Bewerber erbracht (sondern z. B. mit Nachunternehmern oder in Arbeitsgemeinschaft), wird der angegebene prozentuale Leistungsanteil mit der Punktzahl multipliziert. Referenzen in Bauabschnitten können kumuliert werden.

 

2.    Kriterien an das Angebot, Konzept und die Präsentation

 

Nachdem grundsätzlich geeignete Bewerber ausgewählt und zur Abgabe eines Angebots aufgefordert wurden, reichen diese Ihre Bewerbungen unter Einhaltung der folgenden Anforderungen ein und präsentieren und verhandeln ihr Angebot vor dem städt. Vergabegremium. Neben den formalen Anlagen muss das Erstangebot folgende Ausführungen enthalten:

 

2.1 Konzept

Der Auftraggeber möchte einen Eindruck von Ihrer Vorgehensweise bekommen, bitte erläutern Sie deshalb dem Auftraggeber projektspezifisch, mit Hilfe von Text, Fotos und Grafiken, die nachfolgend aufgeführten Themen.

 

2.1.1 Projektteam des Bieters

Stellen Sie das angebotene Projektteam in Form eines Organigramms vor und erläutern Sie folgende Punkte

• die Organisation der Vertretungsregelung (Urlaub, Ausfall, Krankheit),

• die Verfügbarkeit des Projektteams (z. B. Einbindung in andere Projekte),

• die Qualifikation und Erfahrung des angebotenen Projektteams,

• die Präsenz des angebotenen Projektteams

Angaben zu Häufigkeit und Dauer des Einsatzes vor Ort bezogen auf die jeweiligen Leistungsphasen.

 

2.1.2 Herangehensweise an die Aufgabenstellung

Stellen Sie projektbezogen Ihre grundlegende Herangehensweise an die Aufgabe, die von Ihnen erwarteten Schwierigkeiten und Leistungsschwerpunkte dar und geben Sie eine Einschätzung zur Problemstellung bei der konkreten Planungsaufgabe ab. -> Worum geht es Ihnen? Zeit, Kosten oder Gestaltung?

 

2.1.3 Präsentation Angebot und Verhandlung

Laptop und Beamer für PDF- und PPT-Dateien werden vor Ort gestellt. Zur Präsentation ist ein „Hand-Out“ in 1-facher Ausfertigung vorzulegen. Für die Präsentation Ihres Angebots ist folgender Ablauf vorgesehen

 

a. Kurzdarstellung des Bieters (Ohne Bewertung und Gewichtung, Dauer ca. 5 Minuten)

b. Präsentation Angebot / Konzept (Dauer ca. 25 Minuten)

 

2.1.4 Hinweise:

Die Präsentation soll sich an den Zuschlagskriterien und deren Gliederung orientieren. Es ist das zum Schlusstermin des Angebots eingereichte Konzept zu präsentieren. Im Sinne der Gleichbehandlung aller Bieter werden Präsentationen, die erheblich über das vorgegebene Zeitlimit hinausgehen, abgebrochen und zusätzliche, nicht geforderte Darstellungen oder Erläuterungen nicht gewertet. Für die Vorbereitung und Teilnahme an der Präsentation werden keine Kosten erstattet.

 

3.    Zuschlagskriterien und Bewertung

 

Nach der Prüfung der Angebote sowie der Präsentation und Verhandlung erfolgt die Bewertung durch das Vergabegremium. Für die Bewertung der Angebote empfiehlt die Verwaltung die folgenden Kriterien:

 

3.1 Zuschlagskriterien

a. Honorarangebot	20	%  Gewichtung
b. Projektteam des Bieters	30	%  Gewichtung
> Organisation der Vertretungsregelung, Verfügbarkeit	10	%  Gewichtung
> Qualifikation und Erfahrung	10	%  Gewichtung
> Präsenz	10	%  Gewichtung
c. Herangehensweise an die Aufgabenstellung	50	%  Gewichtung

 

3.2 Bewertung Honorar

Für die vergleichende Wertung im Leistungsbild "Gebäude und Innenräume" wird von einem fiktiven Netto-Grundhonorar von 516.599,53 € - ausgehend von fiktiven anrechenbaren Kosten in Höhe von 5.46 Mio. € netto - für die Leistungsphasen 1-9 ausgegangen. Zum Zwecke der vergleichenden Wertung werden außerdem Stundensatzleistungen im Umfang von jeweils 100 Stunden berücksichtigt. Das fiktive Grundhonorar dient nur der vergleichenden Wertung und hat keine Relevanz für das vertraglich geschuldete Grundhonorar, das sich ausschließlich nach dem Vertrag und den Vorschriften der HOAI bemisst. Die Honorarbewertung erfolgt anhand folgender Formel:

 

Bewertung = Maximale Punkte * [(Günstigstes Angebot * 2) - Angebot] / Günstigstes Angebot

 

Das Angebot mit dem niedrigsten Honorar erhält 5 Punkte. Ein Angebot mit dem zweifachen des niedrigsten Honorars oder darüber erhält 0 Punkte. Die Punktwertung für die dazwischenliegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu 2 Stellen nach dem Komma. Beim Preis werden alle Positionen des Vertrags einschließlich aller Optionen und die Stundensätze jeweils mit dem Faktor 100 berücksichtigt.

 

3.3 Bewertung Kriterien

Bei jedem Kriterium (V.I b. und c.) bzw. Unterkriterium können 0 bis 5 Punkte erreicht werden. Die jeweils erreichten Punkte werden mit einem der Gewichtung entsprechenden Faktor multipliziert und addiert. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.

 

Punkte Bewertungsmaßstab

5 sehr gut

4 gut

3 befriedigend

2 ausreichend

1 mangelhaft

0 ungenügend

 

4.    Vergabegremium

 

Für die Besetzung des Vergabegremiums schlägt die Stadtverwaltung die folgenden Personen vor:

 

1	Angelika Obermayr	Erste Bürgermeisterin
2	Dr. Josef Rothmoser	Zweiter Bürgermeister
3	Christian Einhellig	Stadtrat und Architekt
4	Stefan Kraus	VgV-Verfahrensleiter, Schober Architekten
5	Josef Niedermaier	Referatsleiter Bauamt
6	Yvonne Magdon	Sachgebietsleiterin techn. Bauamt
7	Benjamin Beckmann	Projektleiter techn. Bauamt

 

Aufgrund der Höhe der Architekturleistungen von voraussichtlich 520.000 EUR brutto, erfolgt durch das Vergabegremium lediglich eine Vergabeempfehlung die nach Vorberatung durch den Bau-, Werk-, und Umweltausschuss dem Stadtrat zur Entscheidung vorgelegt wird. Aufgrund mehrerer Warte- und Prüffristen  sowie der erforderlichen Beschlüsse in den Ausschüssen erstreckt sich das Vergabeverfahren der Architekturleistung über eine Dauer von ca. 7 Monaten.

 

Terminplan VgV Vergabeverfahren
Stand: 22.11.18
Beschrieb	Zuständigkeit	Frist/ Laufzeit	Termin
Angebotsfrist VgV-Verfahrensbegleitung	Frist		02.10.2018
Vergabe VgV-Verfahrensbegleitung	Schober Architekten		05.10.2018
Maßnahmenbeschluß	BWUA		29.11.2018
Maßnahmenbeschluß	STR		04.12.2018
Ausarbeitung der Veragbeunterlagen	Schober/ Bauamt		30.11.2018
Vorberatung Vergabeunterlagen	BWUA		18.12.2018
Beschluß Vergabeunterlagen	STR		15.01.2019
EU-Bekanntmachung	Schober		16.01.2019
Bewerbungsfrist	Frist	35 Tage	20.02.2019
Prüfung, Nachforderung, usw	Schober	21 Tage	13.03.2019
Information, Zustimmung Bewerberliste	Gremium		22.03.2019
Veröffentlichung	Schober		25.03.2019
Ende Rügefrist + Aufford. Verhandlung	Frist	35 Tage	29.04.2019
Angebotsfrist	Frist	35 Tage	03.06.2019
Vorprüfung abgeschlossen	Schober		10.06.2019
Gespräche abgeschlossen	Schober/ Bauamt		17.06.2019
Schlußangebote sind eingegangen	Frist	7 Tage	24.06.2019
Ende Rügefrist	Frist	12 Tage	06.07.2019
Vergabebeschluß	BWUA + STR		JUL `19
EU-Bekanntmachung	Schober		AUG `19

 

In der anschließenden Diskussion gab die Verwaltung auf Nachfrage an, dass man mit der schlüsselfertigen Übergabe im Jahre 2022 rechne.

 

Auf Empfehlung des Bau-, Werk- und Umweltausschusses beschließt der Stadtrat einstimmig die vorgestellten Kriterien als Bewertungsgrundlage für die Bewerbung und Vergabe der Architektenleistung des Bauvorhabens „Neubau Kinderzentrum Am Stadion“.

 

Weiterhin stimmt der Stadtrat auf Empfehlung des Bau-, Werk- und Umweltausschusses der vorgeschlagenen Besetzung des Gremiums für die Bewertung der Bewerber (Punktevergabe) zu