Tagesordnungspunkt

TOP Ö 11: Ratsinformationssystem,
Anschaffung einer Mandatos-App für Tablets

BezeichnungInhalt
Sitzung:13.01.2015   StR/007/2015 
DokumenttypBezeichnungAktionen

Die Sitzungsleiterin erteilt dem Vertreter der Verwaltung, Herrn Wolfert, das Wort.

Dieser erläutert die folgende zur Verfügung gestellte Beschlussvorlage:

 

Die Verwaltung hat für den Sitzungsdienst – als Ergänzung zu SessionNET, dem städtischen Sitzungs-Redktionssystem  – ein Preisangebot für die Anschaffung einer sog. Mandatos-App bei der AKDB eingeholt.

 

Die Mandatos-App bietet Gremienmitgliedern die Möglichkeit, ihre Sitzungsunterlagen, Notizen, Termine und Kontakte immer und überall auf ihrem Tablet zur Verfügung zu haben. Auf dem Tablet können Sitzungsunterlagen im Format Microsoft Office oder PDF nicht nur gelesen, sondern auch bearbeitet werden.

 

Durch die automatische Synchronisation aller Dokumente sind diese immer auf dem neuesten Stand. Es besteht weiterhin die Möglichkeit einer Volltextrecherche. Mit der Offline-Funktionalität kann auch ohne Internetverbindung in den geschützten Sitzungsdokumenten recherchiert werden.

 

Wobei zu beachten ist, dass die App nur auf Android und iOS (iPad) läuft – dagegen nicht auf Windows-Tablets. Für Smartphones ist die App ungeeignet.

 

Es ist folglich zu klären, ob bei den Stadträten und -rätinnen überhaupt Bedarf nach einer Mandatos-App besteht; und wenn ja, welche Betriebssysteme im Einsatz sind.

 

 

Angebot der AKDB vom 26.11.2014:

Gemäß dem Angebot der AKDB müssen seitens der Stadt für die Nutzung von SessionNet auf Tablets folgende Zusatzmodule erworben werden:

 

Zusatzmodul:

Einmalige Kosten (brutto):

Monatliche Kosten (brutto):

SESSION Mandatos GK4

2.826,25 €

  57,12 €       (685,44 €/Jahr)

SESSION Mandatos iPad (Apple) APP GK4

1.413,72 €

  28,56 €       (342,72 €/Jahr)

SESSION Mandatos Android
App GK4

1.413,72 €

  28,56 €       (342,72 €/Jahr)

Gesamtkosten:

5.653,69 €

114,24 €     (1.370,88 €/Jahr)

 

Die Einrichtung von Mandatos erfolgt über LivingData und verursacht nochmals Kosten in Höhe von ca. 500,-- € brutto.

 

Das Vorhaben kann im 2. Quartal 2015 realisiert werden.

 

Folgende Fragen sind  folglich mit den Stadträtinnen und Stadträten zu klären:

  1. Wie hoch ist der Bedarf?
  2. Welches Betriebssystem wird benötigt?

 

 


Hierzu erging folgende Stellungnahme der IT-Abteilung:

Die Mandatos-App stellt grundsätzlich eine sinnvolle Ergänzung des Ratsinformationssystems dar. Jedoch ist die Mandatos-App in erster Linie für Android Tablets und Apple Tablets verfügbar, jedoch nicht für Windows Tablets und ungeeignet für Smartphones. Für die Mitarbeiter des Rathauses wurden aus softwaretechnischen Kompatibilitätsgründen bereits Windows Tablets angeschafft, auf denen diese Anwendung dann nicht nutzbar wäre.

 

Das Bearbeiten von Dokumenten beschränkt sich auf das Kommentieren, Markieren, Versehen mit Anmerkungen und Kommentaren, umfasst jedoch nicht das übliche

direkte Arbeiten im Dokument. Das Erstellen von Dokumenten ist nicht möglich.

 

Abgesehen von der Einrichtung der Geräte/Apps muss sowohl die Hardware- und softwaretechnische Betreuung der Geräte als auch die Handhabungssicherheit durch die Stadträte gewährleistet werden.

 

Das Thema Datenschutz ist ebenfalls mit zu würdigen, insbesondere für die auf diesen Geräten mit der Offline-Funktionalität gespeicherten geschützten Sitzungsdokumenten und ähnliche synchronisierte Daten. Die Sicherheit dürfte hier bei Apple-Geräten höher liegen als bei Android-Geräten.

 

Aus Sicht der IT-Abteilung stellt sich de facto das Kosten-Nutzen-Verhältnis noch als zu teuer für eine Beschaffung dar.

Ferner wurde vom Vertreter der Verwaltung die Vorführung der Funktionsweise einer solchen Mandatos-App im Rahmen einer Stadtratssitzung vorgeschlagen.

 

Eine Umfrage bei den Stadtratsmitgliedern ergab insgesamt 12 Tablet-User, davon 5 Apple-, 5 Android- und 2 Windows-User.

 

In der anschließenden Diskussion wurde der Vorschlag der Vorführung einer  Mandatos-App in einer Stadtratssitzung ausdrücklich begrüßt. Allerdings wurde der Nutzen z.T. erheblich angezweifelt, vor allem stünden die hohen Entwicklungskosten in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Es wurde ferner angeregt, einen oder ggf. mehrere „Pilot-User“ die Mandatos-App für z.B. 30 Tage testen zu lassen.

Ebenfalls wurde auf die reibungslose Benutzung der Mandatos-App im Bezirkstag hingewiesen.